数字化重塑高校采购新生态
中国政府采购报
——西安交通大学采购招标管理的全流程变革与创新实践在中国推进数字化转型的今天，如何借助数字技术提升采购管理效能、优化资源配置，已经成为高等院校管理现代化的关键课题。作为国内“双一流”高校之一，西安交通大学在采购与招标管理的全流程数字化转型方面积累了10余年的实践经验，形成了全生命周期的数字化、信息化管理，推动了采购管理的智能化、高效化、规范化与透明化。随着学校采购规模的不断扩大，传统采购模式已无法满足日益复杂的现代化管理需求。为了提升管理效能、提高采购透明度，西安交通大学自2014年启动采购管理信息化建设以来，不断完善信息化建设内涵。2016年，对采购管理系统进行重构，以面向用户提供服务为核心，通过优化流程、简化界面，提升用户使用体验；2018年，完成电子招投标评审系统建设；2019年，全面启用电子招标投标系统，实现了远程开标；2020年，完成网上商城和网上竞价系统建设；2022年，建成并启用房屋招租平台；2023年，全面启用电子合同；2024年，开发启用采购档案电子化管理系统。目前，西安交通大学已形成一个智能化、集成化、数字化、规范化、透明化的采购管理系统体系，在确保采购过程公开、公平、公正、诚信的原则下实现了提质增效。西安交通大学采购管理以“人员少、任务重、强内控、重服务”为建设思路。对于50万以上的货物和服务项目以及20万以上的修缮工程项目，采购与招标工作由学校国资处自行组织完成。在电子招标系统模式运行下，西安交通大学不委托招标代理公司，仅用3人基本做到全部项目自行组织招标。西安交通大学在采购管理体系的构建上高度重视顶层设计与制度保障。学校通过内控体系建设、管理制度保障、管采有效分离等措施，做到全程留痕留底，确保程序依法合规、工作专业高效、资金合规使用，全面提升了管理和内控水平。由学校采购工作领导小组统一领导招标采购工作，对各部门进行职责划分，以信息化建设为切入点建立实时反馈机制。学校重视采购管理制度建设，制定了《西安交通大学采购管理办法》及实施细则，确保各工作依法合规，程序规范。所有采购过程实行三级审核制，并采取岗位轮岗管理。按照不相容岗位分离原则，把采购过程横向分为项目管理、招标管理、外贸管理、合同管理、验收管理、档案管理等6个部分，做到不同采购岗位相互融入的同时又保持相对分离，互相制约，确保了内控管理质量。通过内控体系建设和分级管理模式，学校实现了对采购工作的全程监控，极大地提升了管理水平。西安交通大学通过系统化管理和信息公开，学校将采购过程中的每一个环节都纳入了阳光之下。学校通过信息系统公开采购计划、招投标公告、评标结果等所有关键信息。所有信息均可以供师生和社会公众查询，确保了学校采购管理的公信力。根据采购管理体系的顶层设计，西安交通大学设计了全周期、全方位的信息化采购管理系统。系统涵盖经费预算、需求管理、采购计划、招标管理、合同管理、验收管理、专家库管理、报表统计、电子归档等功能模块，协助用户提高管理水平及采购效率，实现了采购管理系统的动态优化。对于师生而言，实现全流程线上操作，做到“数据多跑路，师生少跑腿”；对于管理层而言，全过程留痕，有助于实现全面内控与自我监督。这种信息化公开透明的做法，不仅增强了学校采购工作的公信力，而且还有效避免了采购过程中可能出现的腐败与权力寻租现象。西安交通大学的电子招投标系统，使学校的招投标活动实现了从传统的纸质招标到全程线上、无纸化、数字化操作的转变。电子招投标系统可以实现采购文件制作、采购公告一键发布、投标文件递交、开标唱标、评标、定标、归档等全流程电子化、无纸化等功能，在和供应商不见面的情况下，完成招标整个环节，既节约了交易成本，又降低了采购环节中的风险，提高了采购招标工作质量和效率。利用信息化手段使招投标工作“数字化、无纸化”是将国家提倡的节能环保落在实处，利用网络系统投递投标（响应）文件排除人为因素，提升招标的公开公正，提高投标供应商之间的有效竞争。其次，学校还利用系统平台进行跨区域、跨部门的远程评标，突破了传统招投标活动受地域和时间限制的困扰，使得采购工作更加高效、便捷。另外，信息化平台将流程规范化，让每一位工作人员都能快速适应系统操作模式，按照系统要求形成更加规范的工作流程。财政部推行中央财政预算管理一体化系统，既构建全流程预算管理闭环，又推动预算管理与其他管理活动的融合。在全生命周期一体化管理的大背景下，西安交通大学计划进一步整合采购、资产和财务业务系统，构建一个更加完善的全流程采购管理生态。通过不断优化和迭代，推动采资财业务的数据实时交互、共享和分析，实现系统的精细化、规范化管理以及深度融合，打破“信息孤岛”。为了进一步提升采购管理效率，学校正在积极推动采购管理系统的智能化升级。未来的采购管理系统将更加注重人工智能（AI）和大数据分析技术的应用，通过智能化的需求预测、供应商选择和风险预警等功能，精准识别供应商围标串标等不良行为，使得采购决策更加科学与高效。未来，随着技术的不断进步和信息化理念的不断深入，高校的采购管理将会更加智能化、精细化和规范化。西安交通大学数字化采购可以有效解决传统采购模式中的痛点，在实践过程中不断推动高校采购管理的数字化改革，为实现中国高等教育采购与招标的现代化贡献力量。来源 | 中国政府采购报
