高校政府采购内控管理办法初探
政府采购活动在高校经济活动占有重要地位,与高校的教学、科研、财务、资产、基建和后勤管理息息相关,改善高校政府采购内部管控制度,对于发挥政府采购在财政改革中的重要作用起到促进作用。
一、建立并完善高校政府采购内控管理制度的意义
随着国内教育制度的改革,高等院校的各项改革也不断的深入,教学规模的扩建和资金的投入不断加大力度,并且取得相当的成效。高校规模扩建和资金加大投入的同时,政府采购内部控制管理制度的完善工作就显得尤为重要。高校政府采购内控管理制度对保证政府采购工作规范、有序、高效地展开有重要作用,制度的完善能够促进各相关单位按照《政府采购法》等相关的法律法规在本单位的落实,以法律法规的相关要求为依据,结合单位自身特点,制定管理制度体系,对政府采购中存在的风险进行有效的控制,并完成对争睹采购活动的动态管理和监督。高校政府采购具有对象广泛、专业要求高、跨度相对较大、采购的程序复杂等特性,更加凸显出建立并完善高校政府采购内控管理制度的意义重大。
二、当前高校政府采购内部管控方面存在的问题
(一)政府采购预算管理不到位
(1)主观对采购预算管理工作的重视程度不够;
(2)编制的预算精准度不够,采购计划调整频繁;
(3)缺少专业的政府采购预算人员。
(二)缺少对完善高校政府采购内控制度重要性的认识
由于高校的资金大部分由国家财政拨款,这就导致了政府相关部门和校方职工对于政府采购风险管理的认识不足,在政府采购活动过程中不重视资金的利用率,忽视采购资金的安全保护,长此以往,导致对高校政府采购内部管控制度的重要性认识不足。
(三)高校政府采购内控机构的人员配备和部分制度缺少科学性
在各大高校中,很少有设立专门政府采购部门的。基于此种现状,大多政府采购部门的人员多为兼职,人员的流动量较大,导致部门之间的责任划分不清、权限界定不明。
(四)高校政府采购内部管控制度不完善
高效政府采购管控制度的完善,涉及到了政府的预算、采购、合同管理、付款、入账、验收等多个相关联的部门,同时和涉及到校方的多个部门,各个部门之间的相互监督和协调十分重要,许多传统观念(认为涉及到资金方面的问题就是财务部的工作、涉及到物资的购买就是采购部门的工作)片面,导致高校政府采购内部管控制度的完善度不够。
(五)政府采购的监督力度不足
目前各大高校的监督部门对于外部力量的依赖性较大,因为涉及到政府相关部门,校方设立的监督部门职权对政府部门职员不能造成威慑,而政府部门又很少设立专门的部门进行监督工作,导致对政府采购活动的监督力度不够。
三、完善高校政府采购内部管控的措施
(一)建立采购活动风险评估机制
高校政府采购活动的各个环节中有风险的存在。首先就是采购的必要性和真实性,确定是否存在重复购买现象,这个环节需要对采购需求人、采购人所在的学院领导、资产管理部门、财务部门等部门建立健全责任制,实现责任到人,加强各个部门之间的沟通与协调,避免出现预算编制不科学、资产闲置或浪费的现象。其次就是合同与验收环节存在风险,稍有不慎就会出现合同不公平、验收不真实、服务不到位、质次价高等现象。高校应该建立风险评估机制,对政府的采购行为存在的风险进行全面的评估,并将最终的风险评估报告以书面的形式交由校方负责人,作为高校政府采购内部管控的重要依据。高校负责人对政府采购内部管控制度风险评估机制的建立起到决定性的作用,因此,要唤醒高校负责人的风险意识。
(二)增强高校政府采购内控机构的人员配备的科学性
应成立专门的高校政府采购工作领导小组,将政府负责采购活动的相关部门一并纳入小组之中,合理科学的进行人员的配置工作,比如:高校可以从政府采购的财务处、设备处、基建处、信息化办公室等部门抽调优秀员工,成立专门的政府采购办公室,直属校领导班子管辖,负责参与、组织、协调采购工作。
(三)加强政府采购预算和计划的管理
政府采购预算和计划管理,实际上就是通过加强预算编制、政府采购和资产管理等部门或岗位之间的交流与协调,并结合所属单位的实际需求,进而编制政府采购预算,按照实际批复预算安排具体采购计划。
学校政府采购部门应该对政府采购预算进行严格审查,预算编制工作由学校财务部来完成。这些部门均应该对上一年度的预算执行情况进行了解并深入分析,总结上一年度预算计划编制的合理性,然后结合本年度的实际需求情况,合理的控制预算指标的额度,以此来对高校政府采购活动进行汇总和平衡。
(四)对政府采购活动实行动态管理监督制度
对高校政府采购内部管控实行动态监督,可以利用现代化信息技术,建立政府采购流程信息计算机系统,并和高校的信息系统进行有机结合。采购活动从需求申请计划到预算编制,之后的审批和招标直至最终的项目验收和资产的领用与保管等环节的实施,在进行每一步活动时,均在该计算机系统上留有与之对应的痕迹,对在整个活动流程中出现的违反相关规定的人员或部门进行有效的制止,减少人为因素对整个政府采购活动的不利影响。
四、结束语
高校政府内部管控制度的完善具有重要意义,结合当下我国高校政府采购内部管控现状的缺陷,提出改善措施,首要任务则是加强管理阶层尤其是管理高层对内部管控制度重要性的认识,从根本上对高校政府采购内部管控制度进行改善,保障国有资产安全。