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数字采购助力抗“疫”显身手

来源 中国政府采购报 发布时间 打印

面对疫情来袭,今年3月,山东大学资产与实验室管理部紧急上线教学科研设备电子卖场,基本构建起“采购不见面、签约全线上”的采购新模式,全面助力疫情防控工作。

据了解,为深化落实“放管服”改革,提升高校采购能力,山东大学早在2018年就已上线“资产管理服务信息系统”,实现了采购计划、业务审批、采购执行、合同签订、进口外贸、验收建账、维修处置、监督内控等全流程电子化采购和全生命周期资产管理,开通了移动应用,和财务管理系统实现无缝集成,完成了济南、威海、青岛三地系统部署运行。系统上线以来,已累计执行各类设备物资预算近10亿元,有力支撑了学校“双一流”建设的发展战略,有效实现了“教师办事不出学院、学生办事不出校区”的“两不出”服务目标。在此基础上,为进一步优化营商环境,提高采购效率,山东大学资产与实验室管理部及时调整管理细则和服务流程,于2019年10月全面推广采购合同电子化。

推广电子合同,线上签约规范高效

采购合同是确立供需关系、规范采供内容、保障权利义务的重要文书。平台内置学校法律事务办公室审定合格的合同模板,系统将采购执行环节的采购结果注入合同模板;无需人工审核即可自动生成内容规范、要素完整、形式合规的合同文本;利用先进的身份识别技术确保意愿真实和签署有效;利用数字加密技术保护合同文本,防篡改伪造。供应商数分钟内即可在线完成合同签署,“不见面、不打印、不快递、不跑腿”。该举措不仅堵住了采购结果与合同内容不一致的漏洞,还节约了人工审核成本,避免人为疏忽,杜绝合同伪造风险,同时大幅缩减了审批时限,节约管理资源,减少供应商交易成本。

通过推广电子合同,山东大学率先实现了合同拟订、审批、签署、履约、验收、建账报销、存档、查阅全闭环线上管理,有力支撑内控建设,为采购管理部门节约大量资源,有效破解高校采购合同管理过程中“规范差、风险高、协同难、效率低”的管理难题,也是高校采购管理领域的又一应用创新。自上线电子合同以来,已在线签署3600余份采购合同,总合同金额近6亿元,取得了良好的管理效益。

开通电子卖场,助力不见面采购

为保障疫情期间的教学科研仪器设备的零星采购,学校开通了限额2万元以下科研仪器设备零星采购电子卖场,已开放计算机、服务器、网络设备、复印机、打印机、扫描仪、投影仪等多个品类,已上架商品近万个。

师生不出办公室即可完成采购下单、资产建账和财务报销预约业务。电子卖场简化了科研仪器设备采购程序,有效减少人员接触,助力疫情防控。

山东大学通过电子合同和电子卖场的上线,积极推进了“不见面”采购交易,进一步提升“互联网+采购”能力,强化内控体系建设,优化营商环境。下一步,山东大学将持续推进能力建设,优化服务流程,拓宽电子卖场商品范围,在后疫情时期为师生提供更优质便捷的采购服务。