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高校采购招标内部控制建设分析

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采购招标是高校采购活动的重要环节,近年来,采购招标工作逐步规范,在程序完备、采购效率等方面取得了一定的成效,有效保障了高校事业的发展。同时采购招标活动也要与时俱进,不断适应社会和环境的变化。随着“放管服”政策的落实,如何在权力下放的同时,确保采购招标活动的合法合规,需要从内部控制建设着手,让制度管人,制度规范采购招标事务。

1高校采购招标内部控制建设的必要性

(1)制度要求:高校的大部分资金来源于国家和政府拨款,属于财政性资金,根据招投标法和采购法的要求,使用财政性资金采购货物、服务和工程项目需要遵循相关的法律法规,同时,采购招标涉及不同的方式和流程,各个环节有相应的要求和标准,加强内部控制建设可以促进采购招标活动的公平公正、依法合规。

(2)学校管理和发展要求:采购招标活动要与学校的战略管理相适应,并服务于学校的发展,加强内部控制建设,有利于采购活动的集约化、规范化和标准化,在充分竞争的基础上采购质优价廉的商品。同时可以避免重复采购、防止浪费,预防腐败现象,可以更好的实现学校的服务价值。

2高校采购招标管理存在的问题

机构设置不合理,制度建设不完备。根据高校采购招标管理机构设置的调研情况,目前大部分高校都成立了采购招标管理办公室,独立办公,并配备了专业人员,能够实现集中采购管理。但是仍有部分高校未成立专门的采购机构,实行分散管理,由需求部门自行组织,未进行扎口管理,缺乏统一领导和组织。比如货物类由资产管理部门负责、工程类由基建部门负责、其他项目由使用单位负责,由于内部控制制度建设不完备,政策难以落实,导致采购方式不合适、采购缺乏计划性、重复采购、项目拆分规避招标、监督不到位等现象频繁发生。也存在部门权责不清晰,部门之间沟通不畅的问题,导致内部管理混乱,采购效率低下。

人才队伍建设不完善,采购风险大。采购招标是一项标准化的活动,每个环节都有相应的规范,部分高校负责采购的机构和人员并非专业性人才,而是由几个相对有经验的人员负责,对采购招标法律法规缺乏系统性的学习,根据自身的认识开展工作,特别是在招标文件编制过程中,对技术参数理解偏差,对市场缺乏应有的敏感性,导致文件漏洞较多,给后续的评审工作带来较大的影响,同时也会导致供应商质疑和投诉事件发生,采购风险较大。

采购招标环节不规范,监督管理不到位。采购招标各个环节相互独立,又相互影响,前期市场调研不充分,导致预算不合理,过高采购成本增加,过低采购失败,重新招标,耗时较长,影响货物的使用或者工程进度;高校的采购信息一般都是在学校网站发布,渠道单一,受众群体有限,导致了投标商相对集中,且数量较少,选择范围有限,还会出现围标的现象;在评审阶段,部分高校没有成立专门的采购招标评审专家库,评审专家从相关部门或者学院指定,采购招标制度和专业知识欠缺影响评审结果,或者虽然成立了专家库,但是局限于学校内部,外部人员参与程度低,抽取范围有限,直接影响评审质量。监督管理作为采购招标活动的一部分,贯穿采购活动始终,目前部分高校存在重采购、轻监督的现象,监督缺失会直接导致采购的不合理和腐败滋生。

信息化建设薄弱,采购效率偏低。一个项目从立项、论证、编制招标文件、专家评审、合同签订到验收等不同的环节需要多个部门的配合,在信息化薄弱的高校,各个环节相互独立,需要经办人到不同部门审批,还有可能面临领导出差、资料不完善被退回的风险,一个项目顺利的完成采购招标,至少需要一个月的时间,历时较长,特别是涉及科研项目所需的试剂耗材和办公用品这种低值易耗品,采购时限不能满足实际需要,采购效率低下。

3采购招标内部控制建设建议

加强组织领导,完善机构设置。根据高校机构设置和发展要求,可以设置独立的采购招标管理办公室,明确领导机构、使用部门和采购部门的职责,各司其职,并组建货物、服务和工程方面的专业采购招标团队,制定标准的采购文件,在各个环节加强管理和监督。没有设置独立采购招标办公室的高校,可以实行采购招标管理归口管理制,设置领导小组、工作小组和监督小组,选择一个部门负责采购招标管理工作,制定相关的制度,并明确各小组成员及工作职责,采购招标工作在领导小组的统一领导下,根据项目类型分配到相应的工作小组中,由其负责具体的采购工作,监督小组负责采购各个环节监督管理。各部门分工明确,相互配合,确保采购招标活动顺利开展。对于专业性强、复杂的采购项目学校可以聘请第三方采购代理机构采购,充分发挥其专业优势,但也要加强对采购代理机构的管理和考核。在高校日常采购过程中,可以咨询相关领域的专家,比如大型仪器设备、特殊的工程,在设置项目需求时,多采纳专家的建议,在满足使用单位需求的基础上提高采购的科学性。

强化人员队伍建设,加强评审专家管理。采购招标是多方面知识的综合管理,高校要组建采购招标专业团队,择优选择货物、服务和工程等方面的专家,人员不仅要熟知采购招标管理制度,还有具备经济、法律等知识,对有市场信息有一定的敏感度,有能力制定采购文件,完成采购工作。同时高校要加强对团队人员的继续教育,及时掌握最新的政策,并能够及时修订学校内部采购招标管理制度。评审专家和使用部门代表作为评标委员会成员,他们的知识结构和水平在一定程度上影响采购结果,高校在组建采购招标评审专家库时,加强专家资格的审核和管理,人员不能局限于校内,校外相关领域的专家也要作为随机选择的对象,也可以联合周边高校,不断充实专家库队伍,充分发挥高校人才资源优势,资源共享。

加强环节管理,建设一体化管理流程。项目的管理不仅有采购环节,前期的立项、论证,后期的合同签订、项目的验收也同样重要,针对高校存在重采购、轻验收的情况,要加强各个环节的管理。在市场调研环节,形成调研报告,为后期工作提供支撑;在项目立项和论证阶段,使用部门可以在专家库中选取专家进行,便于从不同角度提出和解决问题;在采购环节,采购部门要与使用部门进行充分的沟通,前期的信息要推送到采购部门和监督部门,便于采购招标活动的开展;在合同签订、履行和验收环节要有使用部门、采购部门和监督部门参与,对前期的采购活动进行验证,检查是否合法合规。监督部门作为保障采购活动顺利开展和防止腐败事件的参与人员,要把各个环节串联起来,作为一体化的流程管理来看待,对项目进行全过程跟踪监督。

重视采购招标信息化建设,提高采购效率。采购招标信息化建设刻不容缓,从项目立项到验收一体化管理需要强大的科技和信息化支撑,高校可以根据部门权限,分环节开展信息化建设,在采购招标管理部门进行系统的整合和管理,比如项目立项环节、预算审批系统可以由归口管理部门负责,与财务系统对接,检查项目经费是否充足;采购环节由采购招标办公室或者管理部门负责,采用OA系统或者开发专门的审批系统进行电子化审批流程;合同审核和验收环节由归口管理部门或者采购招标办公室负责,开发相应的系统,不同环节的系统之间不仅要对接,进行信息推送,也要与财务、办公系统对接,实现信息共享,提高采购效率。也可以由一个部门牵头,开发采购招标全流程管理系统,实现各个环节数据的转换和输出。具体来说,针对评审专家的管理,要建立采购招标评审专家库系统,根据管办分离的原则,实现随机抽取和补抽功能以满足项目评审需求;针对小额办公用品和试剂耗材等低值易耗品,成立供应商库,开发专门的采购系统,便于使用部门按需采购,在依法合规的基础上缩短采购时限,满足实际需求。

4总结

以高校内部控制建设为契机,不断完善采购招标组织机构和管理制度,以科技化和信息化为支撑,不断加强项目采购各个环节的一体化管理,增强采购招标活动的合规性,提高采购招标效率,服务于高校战略管理目标,提高高校服务价值。