基于网络化的高校采购管理系统研究与建设

　　近年来，随着高校采购管理“放管服”改革、无纸化办公的不断推进，内控管理要求的不断提高以及用户对采购工作流程简化的迫切需求，高校采购管理工作面临巨大的挑战。原有的“跑腿式”采购管理模式，已不能满足方便、快捷、高效的新工作要求。结合高校采购管理工作的特殊性，在合规、合法、合理的前提下，如何进一步推进采购管理工作改革，如何最大限度地提升工作效率与效益，如何实现规范化、流程化、智能化的协同办公，这些问题都对高校采购工作能否顺利推进提出了挑战。

1.1　工作现状

　　高校采购管理工作具有一定的特殊性，在执行过程中，既要满足学校教学及科研的进度安排、使用效率等多种需求，又要符合国家法律法规与学校规章制度的要求。为此，高校采购管理工作不断改进和完善，形成一条多部门流程化的管理链条。

1.2　存在问题

　　1.2.1 采购计划审批工作量大 准确性难以保证

　　为实现“无预算不采购”的工作要求，采购计划审批环节必不可少。但是，高校经费种类繁杂，预算批复项目要求严格，尤其是专项经费预算，在采购过程中，采购计划必须严格按照项目预算的批复执行。在采购计划审批时，需要对照项目预算的批复内容逐一核对，随着逐年增加的预算投入，采购项目初审工作量也越来越大。科研项目存在研究工作的不确定性，使得经费支出时变更经费账号的问题较为突出，降低了预算执行的准确性。

　　采购计划审批作为采购项目执行的必要环节，必须按照管理规定严格把关，如果采用非数字化的人工审核方式则工作量较大，且准确性和时效性较差，不利于采购项目预算的执行。

　　1.2.2 审批环节多 多部门管理难度大

　　遵照国家政策法规及管理制度的要求，按照内控制度及学校其他采购管理文件要求，不断提升采购行为的合规合理性，以实现采购工作的闭环管理。采购管理工作的具体操作包括采购申请与审批、执行采购、合同签订、组织验收等环节，并且最终形成标准化的工作流程^[1]。因此，在采购项目执行过程中增加相应的审批程序，如采购申请的审批、合同文本的审核、验收结果的认定等审批流程。

　　在原有模式下，用户以线下“跑腿”的形式完成各环节的送审工作。由于各审批环节的管理部门不同，多部门管理协调工作量大，管理流程操作复杂，且不可更改，增加了“跑腿”的工作量，降低了用户对采购管理工作的满意度。

　　1.2.3 档案资料繁杂 缺乏规范化管理

　　档案资料管理作为采购管理工作的最后一个环节，是体现采购管理水平的重要方面。采购项目执行时严格按照国家政策及管理规定的要求开展，档案资料包括采购计划表、招投标文件、询价文件、合同文本、验收单与验收报告以及其他必要的说明性材料。在开展档案资料整理工作时，以一份采购计划表作为一个采购项目，同一采购项目下存在采购周期相差较大、资料种类不同的各种资料，导致归档周期延长，增加了归档工作的难度。

　　1.2.4 数据统计工作量大 准确率较低

　　统计采购数据可以量化采购工作，为领导决策提供数据支撑，是采购管理工作不可或缺的部分。原有模式的采购数据统计没有可依托的数字化管理平台，采购人员将签订的纸质版采购合同手工录入，形成统计文档。在国家对高校仪器设备投入逐年增大的背景下，采购任务不断增加，签订合同的数量较大，无形中增加了数据统计的工作量；由工作人员手工录入的数据与信息管理系统自动生成的统计数据相比准确性较低，且不易查询真实的初始数据；以制式表格的模式手工录入数据是一种静态的数据记录方式，其统计数据的灵活性较差，缺乏动态的、实时的数据整理。

2.1　建设目标

　　2.1.1 强化预算意识 精确采购行为

　　借助信息技术手段，充分结合专项资金预算管理中填报采购明细的要求，在预算申报初始，采购管理系统可追踪原始的预算明细数据，抓取有效数据，精准匹配预算明细，生成对应的采购计划表，为采购项目执行提供支持。最终，基于专项资金预算管理中对预算明细有明确要求、基础数据较为充实等现状，完成专项资金预算管理的数据对接，实现“无预算不采购”，精确采购行为。

　　2.1.2 信息化协同管理 提高工作效率

　　针对货物、服务采购管理工作中涉及多部门审批的现状，建设采购管理系统，涵盖采购计划管理、验收管理、合同管理等具体业务管理的功能设计，建立标准化工作流程，实现简化采购流程的工作目标。在符合国家规定与内控要求的前提下，实现网络化管理与服务，多部门线上协同办公，进一步降低采购工作的时间成本，提高工作效率。

　　2.1.3 档案管理电子化 简化归档流程

　　采购档案是实现采购管理工作可追溯的重要支撑材料。在采购管理系统的建设中完成档案管理功能模块的设计，包括采购过程中所涉及的采购计划表、合同、招投标资料、验收单等资料。以采购项目为基础实行全流程管理，统一电子版归档材料格式，实现全部档案的电子化管理。同时，在用户使用过程中，设置采购档案归档节点，系统自动提取采购项目数据与附件，生成归档目录，准确完成合同的电子化归档，且可快速检索、方便查阅，节省物理空间。

　　一套完善的档案管理网络化工作体系要做到全程留痕、可追溯，为公开公正、阳光透明地开展采购工作提供支持。

　　2.1.4 数据统计智能化 提高数据统计准确性

　　采购管理系统在实现采购管理工作线上流程化管理的同时，还要能自动生成不同工作阶段必要的统计字段基础数据表，包括计划申请表、合同信息表、验收表等。根据采购项目的具体执行情况，可实现数据动态变化、实时更新、自动统计，并支持用户根据需求自行设定统计查询字段，智能化生成统计报表。此外，尽可能扩大基础数据的字段范围，做好基础数据表单设计，简化数据统计工作，以提高数据的准确性。

　　2.1.5 打通数据壁垒 实现数据共享

　　以“数据多跑路、教师少跑路”为建设目标，通过对接相关管理系统，如专项资金预算管理系统、固定资产管理系统等，实时传输所需数据，开辟“一网通办”模式，真正实现资产的全流程线上管理。此外，打通数据壁垒，实现数据共享，极大地降低用户在不同系统中重复录入相同数据的工作量，简化工作流程，提高工作效率，提高数据的准确性。

2.2　建设方案

　　2.2.1 采购计划申请与审核

　　构建采购计划的线上申请环节，建立系统自动判别初审机制。建立审批流程，按照申请项目及采购内容建立相应的归口审批流程，将采购申请工作网络化、流程化，方便快捷地实现采购计划的申请与审批。建立线上对话机制，将未通过审批的采购计划表的驳回原因传输到申请人端，方便申请人更改后再次提交。审批流程如图1所示。

图1　审批流程图

　　2.2.2 采购合同管理

　　建立合同信息管理平台，实现合同信息的录入与审核，统一数据标准。

　　根据采购计划表中的内容完成采购，并实现线上签订合同。一份采购计划表可对应多份合同，用户可根据采购计划表中的明细选择每份合同下对应的采购内容。根据采购计划表的内容，形成采购合同的具体明细，实现合同管理过程的可追溯。

　　2.2.3 验收管理

　　支持验收工作的线上填报与监督，形成采购工作的闭环管理，实现采购工作的全流程追溯，强化内控制度。验收管理主要包括以下几方面。

　　(1)确认验收

　　用户线下组织验收工作，并完成线上验收申请，一份合同对应一次线上申请操作。系统可自动生成电子验收单，并支持下载打印，方便用户携带纸质版验收单及发票到业务管理部门办理业务。同时，用户可通过扫码等形式快速查找该条业务的全部流程记录，方便业务管理部门合同复审工作。

　　(2)供应商评价

　　系统支持对供应商进行评价与打分，建立供应商评价机制，形成供应商评价体系。

　　2.2.4 数据统计

　　通过计划申报、合同管理、验收管理等功能的设计与实现，收集采购相关数据，形成采购信息的数据库，实现数据统计，支持多角度、全方位数据查询。同时，根据管理要求设计相关统计报表，生成数据报表，并支持下载打印。

　　2.2.5 档案管理

　　采购管理工作全流程网络化，采购文件系统自动留存，实现档案管理的电子化。在此基础上设计档案管理功能，实现档案的电子化管理，即采购业务流程全部审核通过后，采购项目完结，数据流转至档案管理，形成未归档数据；档案管理员可查阅和整理电子档案，审核通过后，形成归档数据。同时，档案管理功能根据电子档案清单形成电子目录，提供数据查询功能，方便用户快速准确地查找档案。

　　2.2.6 与相关业务平台对接

　　依托校园数字化平台，与财政专项资金项目库完成对接，建立基础数据库，为学校数据共享工作做好准备。

　　实现与专项资金项目库的对接，可接受从项目库中导出的采购计划表或通过接口对接，使用户轻松获得项目库中审批通过的预算明细，不必重复录入。

　　实现校园统一身份认证，及时推送学校公众号消息和手机短消息，使用户了解待办事项实时状态，及时审批。

2.3　建设难点

　　2.3.1 推动部门协作 明确建设需求

　　采购管理工作过程涉及部门较多，为保证其高效、有序、平稳开展，学校需要统筹规划、科学设置、明确分工，推动多部门线上协作，进一步做好部门协调工作，明确各部门管理需求，为采购管理系统建设提供明确的建设需求。

　　2.3.2 实现系统建设的可持续发展

　　采购管理系统的建设以实现用户管理需求为最终目标，由于用户需求不断增加，系统也需要不断维护与升级。为保持系统建设的可持续性，学校需在人员、资金等配备上给予支持，建立一支较为专业的管理队伍，在熟知采购工作业务的同时，了解系统设计等专业知识；增加资金用于系统的维护与升级，不断完善系统，以满足用户需求，促使采购管理工作向全流程数字化管理的方向发展^[2-3]。

　　采购管理系统建设与采购管理工作是相辅相成、相互影响的。采购管理系统的建设将网络化的优势融入采购管理工作中，用户先进的管理理念使系统建设向积极的、成为行业标杆的方向发展。基于网络化的采购管理系统的实现，整合原有的信息化管理资源，打破数据壁垒，打通多系统间的信息通道，使采购管理工作更加智能、高效、透明。