强化高校内控管理　对采购信息化建设的探讨

 孙雯钦　田卡*

上海海洋大学招投标办公室

上海　201306

作者简介

孙雯钦，硕士，经济师。

通讯作者：田卡，硕士，工程师。

本文目录结构

摘　要

信息化建设是高校实现采购内控管理的有效手段。剖析了高校采购在预算编制、合同管理、资产管理、从业人员管理能力、信息化建设等环节的现状，结合我校采购信息化建设经验，总结了高校在采购信息化建设中夯实内控管理采取的四大举措：注重调研，做好采购信息化顶层设计；引入采购人信用理念，减少采购流程节点；强化采购风险数据提醒，实施采购动态监管；搭建交流平台，促进采购人业务能力提升，可为其他高校在采购领域的信息化建设提供参考与借鉴。

关键词

高校；信息化建设；内控管理；采购

《行政事业单位内部控制规范(试行)》《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》等文件均指出高校内部控制体系建设的重要性[1]。为了保障经济活动合法、资产使用安全有效、财务信息真实透彻，各高校都在积极探寻内控管理的有效途径，诸如针对内部管理薄弱环节，开展风险隐患评估；通过制度建设、管理归口、流程优化、加强监督等方式，建设内控管理框架[2-3]。采购作为高校主要的经济活动之一，采购信息化建设一直是高校内控建设的重点和难点。随着高等教育高质量发展的深入推进，高校采购体量日趋扩大，对采购时效性、廉政性、精细性提出了更高要求，完善高校采购内控管理势在必行。

1. 高校采购内控管理中存在的主要问题

1.1　采购预算编制控制不足

采购资金来源分散，预算编制是高校采购的首要环节，但目前存在全面控制能力不足、全口径预算概念淡薄、执行力不强等问题。由于前期预算编制标准模糊、科学性不强，各职能部门之间缺乏充分沟通，采购预算常出现漏报、缺报的现象。采购预算中期调整频繁，尤其是年底突击的采购更为明显。此外，高校普遍重视部门预算管理，对外来资金的使用约束不强，预算管理效果并不尽如人意。采购预算控制能力的不足造成采购进度均衡性差，资金使用率低。

1.2　合同管理操作性不强

合同是高校采购的关键环节之一。采购合同签订往往依据合同金额大小实施分级审核，审核人员通常包含申请部门经办人、负责人、法务人员、职能部门负责人，校领导等。合同审核流程长，看似严格，实则审核人鲜少把握合同内容、验收标准和权责划分，对合同履约监管控制不足，主要体现在以下两方面。一是管理部门难以实现对各类货物、服务合同履约的一一监管；二是验收标准简单，主要查看各二级部门提交的验收单或服务报告，难以甄别合同履约真实性，风险极大。

1.3　资产管理不系统　资产闲置浪费严重

为促进高校科研、教学的发展，高校采购规模日益扩大，但同时也出现高校资产闲置、浪费的情况，其原因在于：一是制订采购计划前未进行同类资产的前置审核，重复采购明显；二是高校对校内闲置资产的优化、调配使用等管理不完善；三是高校在资源共享方面缺乏良好的实施机制。

1.4　高校采购从业人员管理能力不足

采购是一项专业性极强的业务，要求从业人员具有较高的专业能力，包含对政府采购法律法规、采购流程的熟悉和掌握，对市场的敏感度，以及对校内财务、合同、资产、档案管理等业务充分了解。目前，采购岗是高校廉政建设的主要阵地之一，但其从业人员普遍存在专业不对口、培训预算不足、岗位变动频繁等特点，严重制约了高校采购内控建设的发展。

1.5　高校信息化建设缺乏顶层设计

高校信息化建设呈现零星点布、点点不通的窘境，其根源在于以下几方面。一是各二级单位信息化建设不同期，且建设需求各异；二是高校现存信息化建设服务商技术差别大，各系统之间难以实现数据互通，严重制约了高校信息化建设一体化进程。高校采购主要涉及采购系统、财务预算系统、资产系统、合同管理系统等，因各系统难以实现数据互通，在实际执行中仍需要大量人工审核。师生若要完成一项采购业务，需要在各系统中来回操作，体验感极差。若要通过二次开发、重新采购来解决此问题，则需大量的资金投入。

2. 高校采购信息化建设的探讨

高校通过采购信息化建设解决当前在预算、合同、资产等方面的管理难题，夯实采购的内控管理。信息化建设是一项系统性工程，如何建立切实可行的采购信息系统是一个值得深究的课题。笔者基于我校采购信息化建设和采购内控管理的经验，提出如下建议。

2.1　注重调研　做好采购信息化顶层设计

采购信息化建设是高校智慧校园、数字校园建设的重要内容之一，首先，充分考虑高校教学、科研、后勤保障等管理方面的差异性，深入了解财务预算、资产、合同、审计等主管职能部门的管理模式，以保障校园服务的整体效能。其次，强化采购需求调研，深入了解各二级单位的采购需求、困难及信息化建设的建议，并分析和借鉴其他高校先进的管理理念和经验做法。最后，结合本校采购组织框架、采购制度办法，做好采购信息化建设的顶层设计。定基调后，根据学校货物、服务、工程采购特点，校内采购、代理采购、集中采购、电商平台等采购形式的需求，公开招标、竞争性磋商、单一来源等采购方式的限定，校内巡查、采购专项检查等要求，高校采购管理部门对采购申请人、采购人、供应商等角色规范要求，加强采购与校内财务预算、资产管理、合同管理、审计业务的衔接，多层次、多角度思考，实现校内采购从立项、审核、执行、履约、验收、结算的全过程监管。此外，采购信息化建设务必考虑数年后采购业务拓展的可能性，确保信息化建设持续改进。

2.2　引入采购人信用理念　减少采购流程节点

高校采购信息化主要面向全校师生，以提供便捷的采购服务，规范采购业务，最终促进学校科研、教学的顺利开展。在信息化建设过程中，要正确处理好全面监管和便捷师生两方面的协调工作，既要实现采购全盘监管，又要简化采购流程。在采购信息化建设框架初定或系统试用阶段，高校应广泛征询师生试用建议，充分梳理并简化采购流程，尽量减少采购申请人、审核人的操作频次，缩短采购立项审核周期。在简化采购流程时，可以采用申请人信用制、承诺制的方式，将采购责任主体、权利主体归还采购申请人，以便提升采购效率。

2.3　强化采购风险数据提醒　实施采购动态监管

防范廉政风险是采购信息化建设的关键环节之一。基于采购人信用承诺，依托采购信息化平台强大的数据分析能力，在采购流程的关键环节设置风险控制点，可及时告知并警示采购人相关违法行为，进一步规范采购行为。因此，在采购信息化建设前期，需全面了解高校采购常见的风险点，如通过预算拆分来规避公开采购方式、采购内容与实际采购不符、供应商资质审核不充分、申请人虚拟采购项目套取采购资金、采购未经审核先采购执行、采购执行进度滞缓等。在采购信息化建设中全面分析各个风险隐患，在采购立项、执行、验收等环节设置预警提示。如当采购人在申请采购立项环节使用同一经费账号，连续采购相同的货物、服务，且采购预算累计达到限额标准时，系统自动发出“可疑预算拆项，请采购人知晓”等文字、短信提示。同时，采购人应加强采购信息化数据挖掘和分析能力。采购人通过数据分析，针对同一账号中采购内容相同、采购服务期早于采购立项时间、审核节点超过预设周期、经费执行滞缓等情况，定期发邮件、短信提醒。此外，采购信息化建设中引入图像识别、智能检测等先进技术，进一步夯实采购动态监管，减小采购职能部门工作压力，保障高校采购人、采购业务的安全。

2.4　搭建交流平台　促进采购人业务能力提升

高校采购信息化建设更多地侧重于高校采购业务的管理，鲜少以采购人培养为落脚点进行建设。采购人是高校采购活动的第一经办人，提升其专业素养可大大增强高校采购内控管理成效。高校采购信息化建设需要建立业务交流平台，如针对采购活动评价体系和采购实际问题的交流平台。平台可创设本校采购框架介绍、校内外经典案例分享、重大专项采购进度、国家及地方法律法规讲解等模块。平台可以辅助采购业务员以第一视角来解读采购活动，督促其在本职岗位中勤学、勤思、勤探讨，也可让采购轮岗人员更快、更深入地参与采购业务。

3. 结语

高校采购信息化建设是提升高校采购内控管理成效、实现高校现代化治理的重要手段，有效弥补了当前高校采购在预算、合同、资产等方面的管理不足。结合我校采购信息化建设经验，笔者总结了高校采购信息化建设夯实采购内控管理的四大举措，可为高校采购领域信息化建设提供参考。