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军队采购七个风险隐患环节怎么破?采购需求四项规避措施要做好

来源 政府采购信息网 发布时间 打印


一项采购工作完整的流程包括:项目立项和技术性能指标确定,采购需求提报和采购计划报批下达,编制采购文件和发布采购公告,抽取评审专家和组织评审,公示评审结果和签订采购合同,组织质量检验和办理经费结算等环节。期间,每个环节若出现一点疏漏,都会直接影响采购结果,就存在风险隐患比较多的七个重点环节及规避措施进行分析。

 

需求计划环节

 

采购需求是采购活动的的源头,包括采购什么、为何采购、采购多少、什么时候采购、以什么方式采购以及采购资源来源等,是采购评审、合同签订和履约的重要依据。主要存在以下风险隐患:一是提出差别待遇要求,还存在设定与采购项目无关的供应商资质、技术、商务条件,以及限定或特定商标或商号、专利、版权、设计、型号、原产地等与标的物无关的资质门槛,提出种种排他性区域性歧视要求等。二是计划明细不够全面,有的采购人为达到某种采购目的,在填报采购计划时,品种和性能指标,该填的都填了,但还存在不详细、不齐全现象,比如参数指标应当有10项,但实际上只报了7、8项,以与原产品配套为由,设定兼容条款,使一些本来具备条件的供应商丧失了参与采购活动的资格。三是参数论证不够充分,往往是采购人没有综合论证,出现技术参数过于简单,或过于宽泛,或者需求缺乏标准,或者过于限制,造成一次次流标或采购不到心仪的物资。四是需求编报不够及时,典型体现为需求编报没有计划性,等到需要使用了,才想起编报需求,而经过相关采购程序后,特别是维保类服务项目,维保期已过,给工作造成被动。

 

规避措施:一是防止差别待遇,根据军委后勤保障部《关于采购需求编报有关问题的说明》要求,采购需求不得设定与采购项目无关的供应商资格、技术、商务条件,技术参数不得指向特定供应商或产品。为此,采购人就要按照公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则,科学编制采购计划,防止“量身定制”。二是参数合规完整明确,根据军委后勤保障部要求,技术参数应当全面完整、详细精准、规范标准,能够满足组织采购活动的需要,采购人上报计划时,需求内容应当准确、规范,不存在歧义或多种解释。三是搞好专家预研,在计划编制的初期和计划审核的关键期,采购人应组织专家预研并向专业的产品进行市场信息咨询服务。采购机构收到采购需求预研通知后,应当进一步研究核对项目技术参数和图纸资料等,预编采购文件并按规定程序送审,视情公示项目技术参数。四是严格责任追究,根据军委后保部要求,除应急采购任务外,采购项目从提报需求到签订采购合同,通常需90日左右。要按照“谁提报采购需求计划谁负责”的原则,通过权责对等,来倒逼采购计划编报的严密性和规范性。

 

文件编制环节

 

采购文件是明确采购内容、评审方法、资格条件、合同条款和投标文件相应格式等要求的纲领性文件,是投标人编制招标文件、评标委员会组织评审和采购双方签订采购合同的依据,直接反映采购项目的具体需求。主要存在以下风险隐患:一是文本格式不够规范,不能按军队统一格式编制,编制不够严谨,甚至前后要求不一致。二是文件内容不够全面,违反公开透明的原则,重要信息要求不清晰,特别是需求技术不清,实质性条款不明确,随意设置资格审查条件、特定和倾向性条款,限制和排斥其他潜在投标人。三是分段管理不够落实,没有置于严格监督管理之下,不能将项目实施分段管理,从采购计划到合同货物验收一人“包办到底”,一人“说了算”,一人独自完成整个采购环节,缺乏监督,既是“运动员”,又是 “裁判员”。

 

规避措施:一是严格采购文本模板,编制采购文件时,必须认真审核、仔细推敲,在目前军委下发的文件模板基础上进行编制,不得删除条款、调整顺序或更改内容,最大限度的减少人为因素。二是采购信息齐全完整,在技术要求设置上要全面系统、准确详细、科学严谨,有明确的技术标准、规格要求、采购数量和预算情况,对技术复杂或者性能特殊、需要供应商提供设计方案和解决方案的,要能准确描述采购项目的性能功能。三是内部流程控制严格,针对采购操作中的受领采购任务、供应商随机抽取、采购文件编制、评审专家随机选取、采购评审与组织等关键点,要严格执行“五个分离”,即编制采购文件与审核采购文件相分离、编标人员与开标人员相分离、评审专家抽取与使用相分离、评标组织人员与履约监管人员相分离、招标采购与质疑投诉处理分离,形成权责明确、运转高效、制约有力的运行机制。

 

评审标准环节

 

同样的采购项目,若采用不同的评审方法和评审标准,会产生不同的评审结果,也是编制采购文件必须的内容。在评审标准环节,主要存在以下风险隐患:一是评审方法不够合理,确定评审方法时,不能按军队统一的模板要求,缺乏依据,存在盲目性和随意性。二是标准设置不够科学,评审内容过于宽泛,精细度不高,专家主观分值设置太高,不能科学择优选取中标供应商。三是资格要求不够合理,没有充分结合采购需求实际,资格条款不够科学,随意性较大,影响采购活动的成效。

 

规避措施:一是合理确定评审方法,要根据军队采购评审明确的评审方法,充分掌握项目具体要求,基本情况,在科学分析的基础上,合理确定评审方法。二是科学设置评审标准,要根据采购项目特点,合理、合法设置资格性审查、符合性审查、技术评审和商务评审标准;要减少专家评委自由裁量权,增加定量评价,减少定性评价。三是公正公开投标资格,不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人,不得对潜在投标人实行歧视待遇;也不得通过提高技术参数、指定品牌、限制技术接口、要求具备高业绩高资质等技术手段,为某一投标供应商量身定制诸多条款,从而将其他潜在合理投标人排斥在外。

 

评审专家环节

 

评审专家在采购领域扮演着越来越重要的角色,其职业道德、法律知识和专业水平都直接影响着评审工作的质量。在评审专家环节,主要存在以下风险隐患:一是选取不够规范,在没有监督的情况下,在有限的专家资源库里,不按规定提前设置条件有意挑选,或选取专家对产品项目并不熟悉,甚至行政干预选取评审专家,致使提前泄露专家人员名单。二是专家不够专业,在实际评审工作过程中,专家很难全面掌握各类采购对象的专门知识,对军队采购法规更不了解,出现隔行评审、“专而不家”,评起标来带有片面性。三是评审不够公平,存在评好评坏一个样,加之评审规则及标准框架内如何评分具有较强的主观性、自主性和独立性,即如何给分,给最高分或最低分或中间值,评审专家有较大自由裁量权,许多专家与供应商之间有着千丝万缕的关系,搞人际标、人情标,影响采购的质量。

 

规避措施:一是规范选取评审专家,要严格按照随用随选的原则,在纪检部门全程监督下,最多提前一天从军队采购评审专家库中随机抽取评审专家,军队采购评审专家库无法满足要求时,经批准,从当地政府省级以上评审专家库中随机抽取。二是加强评审专家库建设,要采取公开征集、推荐、自我申请等方式,充实评审专家队伍,除必须具备良好的政治素质、职业道德、法纪观念和保密意识外,还必须熟悉国家和军队采购政策法规,精通专业业务,熟悉产品情况,并接受采购管理部门监督管理。三是严格评审专家监管,要根据现有的法律和配套的相关法规,明确评标专家的权利、义务和责任,使评标专家违反规定能受到相应的处罚,建立专家评审活动记录反馈机制,将评审专家抽中响应、评审行为、评分偏离等情况全部纳入记录范围,制定对应的奖惩条款,对接国家诚信体系,实行“一处失信,处处受限”。

 

评审现场环节

 

评审作为采购的一项基础工作,事关项目成败。在现场评审环节,主要存在以下风险隐患:一是现场秩序管理不够有序,缺少监督人员,不落实保密措施,评审过程不能全程录音录像,无关人员进出自由。二是评审专家管理不够严格,监督人员对评审专家管理不够,不正确地使用其自由裁量权,评审过程打“关系分”、“人情分”,不按规定回避,甚至更改评审结果,评审专家对项目中产品的技术要求不熟悉,不能正确判断出产品的优劣。三是采购部门行政干预过多,采购部门或需求部门行政干预评审专家独立工作,迁就采购人的倾向性意见,甚至提前打招呼,影响评审的公正性。

 

规避措施:一是严格现场纪律约束,采购机构应当对评审现场全程录音录像,采取屏蔽措施,在严格保密的情况下进行评审,无关人员不得进出评审现场,评审专家不得私下与外界联系,不得将自己的观点强加给其他评委。二是监督专家评审是否公平,评审专家应按照采购文件确定的评审标准,客观公正地评审每一份投标文件,特别是对于自由裁量权较大的项目,应根据采购文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审;要建立完善复核机制,解决个别专家对投标文件进行区别对待,特别是对“中意”的投标人的标书错误视而不见,对其他投标人的标书细微错误“明察秋毫”,及时纠正评审中出现的问题,特别是对反映的有关评审专家问题,做出相应的处理。三是严格评审程序,专家必须在熟悉采购需求,以及各供应商响应文件的基础上,对各供应商响应文件的真实性、合规性、是否实质性响应采购文件要求做出评判;要根据各供应商的响应文件进行商务和技术评估,对各供应商响应指标优劣进行评判排序及量化评分。

 

合同履行环节

 

采购合同履行与货物验收是采购中的一个重要环节,直接关系到采购的结果,是包括采购部门、供应商和监管部门在内的采购当事人面临的一个至关重要的现实问题,主要存在以下风险隐患:一是管理制度不健全,采购法规对合同履行环节的管理不到位,致使采购机构将“招标”进行完就了事,对合同履行过程中的物资配送、货物验收等后继服务无法过问。二是需求部门责任不明确,有的单位只负责需求立项和需求提报,在合同签订、质检验收等后续环节当“甩手掌柜”;有的单位对熟悉的供应商就及时申请办理支付结算手续,不熟悉的能拖就拖,不按交货进度付款,致使供应商怨声载道。三是监督管理不到位,《合同法》虽然对合同履行进行了明确,但在实施过程中却遇到各种各样的问题,有的供应商对采购服务保障缺乏了解,售后服务意识极为淡薄,只认采购部门,而对需求部门提出的合理要求不理不睬。

 

规避措施:一是加强合同管理,要按采购文件和评审结果与供应商签订合同,合同条款详尽可行,尤其要重点针对制约条款、索赔事项等内容,看其是否清楚可行,切实把方方面面因素考虑周全,防止发生合同纠纷。二是严格合同履行,细化验收环节,一项采购从计划到供应,要经过许多环节和层次,这就要求对验收重点环节进行细化和量化,严格遵守合同内容和验收结果,重点是到货时间、质量和承诺等情况,如发生合同履行不到位、到货不及时、质量有问题等情况,要根据合同约定追责,提高合同的执行效率。三是落实责任管理,实施质量终身负责制,把职能部门的任务界定清楚,并注意分清责任主体和量化评价标准,使每个单位的“软任务”都变成“硬指标”;应坚持依法履职、依法管财,该谁签字的谁签字,该谁承办的谁承办;严厉惩处违规行为,对因工作落实不到位而发生纠纷或其他违规问题的,必须按有关法规制度追究责任,只有把责任压到具体人肩上,把板子打到具体人身上,才能确保质量效果落实。

 

供应商管理环节

 

有的供应商为了中标不择手段,不排除有个别挂靠性质的个体户进入部队集中采购供应商行列,也有的不讲诚信,不履行采购合同,影响部队货物供应,主要存在以下风险隐患:一是信用参差不齐,受经济利益的驱使,虚假投标、围标串标以及合同履约意识普遍不强,随意变更执行、违约拒不执行合同等问题时有发生,一些不守诚信的投机行为时常出现,不按时履约行为时有发生。二是诚信管理滞后,诚信档案信息不统一,标准不一致,相互之间互通性差,无法形成供应商诚信管理的资源共享,从而导致某一个部门采购活动中出现的合同执行不力、违约,在一个地方受到惩戒,可能换个地方、换个名称或在另一个部门组织的采购活动中继续受到邀请。三是制约难度较大,存在“想管管不了”或者“想管不会管”,特别虽一些单位维权意识淡薄,不注意保存或不能及时提供原始验收记录(检验、化验单、证等),往往凭感觉和好恶反映履约情况,一些供应商出现问题后,采购部门大都大事化小,小事化了,没有严格执行奖惩制度。

 

规避措施:一是建立诚信体系,通过入库审查、年验、诚信备案等办法,对供应商实行升、降级的动态管理,做到灵活实用、能进能出、能升能降,尤其对入库后的供应商,要加强诚信跟踪管理,构建一套科学的考评体系。要加强日常诚信信息的收集,以平时的审查、考评逐步替代采购时的应急审查,建立起长效的诚信考评体系,切实使诚信审查有据可依。二是加大处罚力度,对采购活动的事前、事中、事后全程监督、动态监督,对串标围标行为加重加大处理力度,认真查实违约情况,除加大经济处罚力度之外,更需要严格禁止其参与任何地方的采购活动。三是实现资源共享,建立统一的信息平台和交易平台,及时发布基础信息和诚信公告,通过完善制度、加强教育,尽早实现更大范围的资源、信息共享,使诚实守信者得到保护、作假失信者受到惩戒,为集中采购发展提供良好的道德保障,让失信者无处可藏,让军队采购活动洒满阳光。

 

作者:曹葆华 余亚成 贾先勇