卫健系统采购全流程注意要点
公众号【兴培医管】
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在卫健系统中，采购工作的规范与高效开展对于保障医疗服务质量、推动医疗卫生事业发展具有极为关键的意义。以下将详细阐述卫健系统采购全流程的注意要点。
一、采购计划阶段
需求评估与汇总
深入各医疗机构科室，全面了解其对药品、医疗器械、设备、耗材以及各类医疗服务等的实际需求。组织专业人员对需求的合理性、紧迫性进行评估，避免盲目申报和过度采购。例如，对于大型医疗设备的需求，要结合医院的学科建设规划、患者流量预测以及现有设备的使用状况等多方面因素进行考量。
建立统一的需求申报平台或流程，确保各科室的需求能够及时、准确地汇总到采购部门，同时便于追溯和管理。
预算编制
根据需求评估结果，结合卫健系统的财政预算安排和医疗机构自身的财务状况，科学合理地编制采购预算。要充分考虑采购物品或服务的市场价格波动、运输成本、安装调试费用以及后续维护保养等全生命周期成本。
对预算进行细化分类，明确不同采购项目的预算额度，并预留一定比例的应急资金，以应对突发公共卫生事件或不可预见的采购需求。同时，建立预算调整机制，在必要时按照规定程序进行预算的调整与追加。
二、采购方式选择阶段
公开招标
当采购项目符合公开招标条件时，应严格按照《招标投标法》及相关规定进行操作。
编制严谨、详细的招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准和方法等内容。技术规格应具有明确性和通用性，避免设置不合理的排他性条款，确保公平竞争。
规范招标公告发布渠道和时间，保证潜在投标人有足够的时间获取信息并准备投标文件。在开标、评标过程中，要严格遵守保密和公正原则，组建专业的评标委员会，按照既定的评标标准进行评审，确保中标结果的合法性和公正性。
邀请招标
对于符合邀请招标条件的项目，如技术复杂、有特殊要求或者受自然地域环境限制等，要慎重选择邀请对象。邀请的供应商应具备相应的资质和能力，且数量一般不少于三家。
向被邀请的供应商发送正式的邀请书，详细说明招标项目的相关情况，并在规定时间内接受其投标文件。评标过程与公开招标类似，注重对供应商的技术实力、商务报价和信誉等方面的综合评估。
竞争性谈判
确定采用竞争性谈判方式采购时，要先制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等。
邀请符合资格条件的供应商参加谈判，一般不少于三家。谈判过程中，要与供应商就采购项目的技术、商务等内容进行充分的沟通和协商，允许供应商进行多轮报价，并根据谈判情况对谈判文件进行实质性变动，变动内容应及时通知所有参加谈判的供应商。
按照预先确定的评定成交标准，综合评估供应商的最终报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。
单一来源采购
对于只能从唯一供应商处采购的项目，如专利产品、独家代理产品或因不可抗力等原因无法从其他供应商处采购的情况，要进行严格的审批和论证。
组织专业人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并形成书面报告。在采购过程中，要与供应商进行充分的协商，在保证采购项目质量和服务的前提下，争取合理的采购价格和合同条款。同时，要做好采购过程的记录和备案工作，以备后续监督检查。
询价采购
适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。制定询价文件，明确采购货物的名称、规格、数量、技术要求、报价方式等内容。
向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内提交报价文件。对供应商的报价进行比较分析，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。
三、采购执行阶段
合同签订
采购人与中标（成交）供应商应在规定时间内按照招标文件和投标文件的内容签订采购合同。合同条款应严谨、完整，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货（服务）时间地点、验收标准、付款方式、违约责任等关键要素。
对于涉及知识产权、保密条款、售后服务期限等特殊内容，要在合同中明确约定。合同签订前，可组织法务或相关专业人员进行审核，确保合同的合法性和有效性。
订单下达与跟踪
向供应商下达正式的采购订单，明确订单的详细信息，如订单编号、采购项目详情、交货日期等。建立订单跟踪机制，定期与供应商沟通，了解订单执行进度，及时处理可能出现的交货延迟、质量问题等情况。
对于大型设备或复杂项目的采购，可要求供应商提供项目进度报告，确保采购项目按计划推进。
货物验收
成立专业的验收小组，成员包括采购部门、使用科室、质量控制部门以及相关技术专家等。依据采购合同和相关标准，对采购的货物进行验收。验收内容包括货物的外观、数量、规格、质量证明文件、性能指标测试等。
对于医疗器械和设备，要按照国家相关的医疗器械监督管理规定进行验收，确保其符合临床使用要求。验收过程要做好记录，对于验收合格的货物，办理入库手续；对于不合格货物，按照合同约定进行退换货或其他处理，并追究供应商的违约责任。
服务验收
对于采购的医疗服务项目，如医疗保洁、设备维护保养、信息系统开发等，要根据服务合同约定的服务标准、服务期限、服务效果等进行验收。可通过实地检查、用户满意度调查、服务质量评估报告等方式进行验收。
对于未达到服务要求的情况，要求供应商限期整改，整改后仍不符合要求的，按照合同约定进行相应处理，如扣减服务费用、终止合同等。
四、采购后续管理阶段
付款结算
按照采购合同约定的付款方式和时间，对供应商提交的付款申请进行审核。审核内容包括货物验收合格证明、发票、合同履行情况等。确保付款金额准确、合规，避免提前支付或超付等情况发生。
建立付款台账，记录每一笔采购项目的付款情况，便于财务核算和审计监督。对于涉及质保金的项目，要在质保期届满且无质量问题后，按照规定程序支付质保金。
档案管理
建立完善的采购档案管理制度，将采购过程中的各类文件资料进行归档整理。包括采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告、付款凭证等。
采购档案应按照项目分类编号，妥善保存，保存期限一般不少于法律法规规定的年限。档案管理要便于查阅和检索，为后续的采购审计、监督检查以及经验总结提供有力的支持。
供应商评价与管理
定期对供应商的供货（服务）质量、交货（服务）及时性、价格合理性、售后服务等方面进行评价。建立供应商评价指标体系，根据评价结果对供应商进行分级管理。
对于表现优秀的供应商，可在后续采购项目中给予优先考虑或适当的奖励；对于存在问题的供应商，要及时与其沟通，要求其整改，对于整改不力或多次出现问题的供应商，可将其列入不良供应商名单，限制或禁止其参与本卫健系统的采购活动。
总之，卫健系统采购全流程涉及多个环节和众多要点，每一个环节都需要严格遵守相关法律法规和规章制度，确保采购工作的公开、公平、公正、透明和高效，为卫健系统的稳定运行和医疗卫生事业的发展提供坚实的物资保障和服务支持。
来源：公众号【兴培医管】
